Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung – Salacher Tennisclub e.V.
1. Verantwortlicher
Salacher Tennisclub e.V.
Baumgartenstraße 23
73084 Salach
E-Mail: mitgliederverwaltung@salacher-tc.de
2. Aufruf unserer Website
Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Zugriffsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Zugriffsstatus, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem gehören. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website.
Für den Betrieb der Website setzen wir einen externen Hostingdienstleister mit Serverstandort Deutschland ein, der die hierfür erforderlichen Daten in unserem Auftrag verarbeitet. Reguläre Server-Logfiles werden grundsätzlich spätestens nach sieben Tagen gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.
3. Kontaktaufnahme und Mitgliedsantrag
Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Mitgliedschaft beantragen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. Dazu können insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mitgliedschafts- und Beitragsdaten sowie Angaben zum Kontoinhaber und zur Bankverbindung gehören.
Die Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage oder des Mitgliedsantrags und anschließend zur Durchführung der Mitgliedschaft verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, SEPA-Abwicklung, Abrechnung von Gastgebühren und nicht geleisteten Arbeitsstunden, Organisation des Spiel- und Trainingsbetriebs sowie die vereinsbezogene Kommunikation.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Vereinsinteressen, insbesondere eine ordnungsgemäße Vereinsverwaltung und die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Für diese notwendigen Verarbeitungen ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich.
4. Empfänger und Weitergabe
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die Mitgliedschaft, den Vereinsbetrieb oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu gehören insbesondere:
– die Gemeinde Salach zur Beantragung von Fördermitteln,
– der Württembergische Tennis-Bund e.V. zur Beantragung einer Spieler-ID und für notwendige Verbandsaufgaben,
– Trainerinnen und Trainer in Form von Namenslisten mit Altersangabe zur Organisation des Trainings,
– technische Dienstleister für Hosting, E-Mail- und Newsletterversand sowie die vom Verein eingesetzten Speicher- und Verwaltungssysteme.
Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken oder ein Verkauf von Mitgliederdaten findet nicht statt.
5. E-Mail-Kommunikation und Vereinsnewsletter
Wir verwenden die angegebene E-Mail-Adresse für notwendige Informationen zur Mitgliedschaft, insbesondere zu Beiträgen, Abbuchungen, Mitgliederversammlungen, Satzungs- und Vertragsangelegenheiten sowie Arbeitsdienstpflichten. Zusätzlich informieren wir Mitglieder mit dem Vereinsnewsletter über Termine und das Vereinsleben.
Dem Vereinsnewsletter kann jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse widersprochen werden. Notwendige Mitteilungen zur Durchführung der Mitgliedschaft bleiben davon unberührt. Eine Abmeldung vom Newsletter beendet daher nicht den Versand zwingend erforderlicher Mitgliedschaftsinformationen.
6. Speicherdauer und Löschung
Aktive Mitgliederdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach einem Austritt bleiben die für Abschlussabrechnungen, Arbeitsdienstabrechnungen, Rückfragen und mögliche Ansprüche benötigten Daten zunächst erhalten. Die produktive Mitgliederverwaltung wird Anfang des Folgejahres nach Abschluss dieser Arbeiten um die ausgetretenen Mitglieder bereinigt.
Unmittelbar vor dieser Bereinigung wird ein vollständiger Jahresabschluss der Mitgliederverwaltung erstellt. Dieser Jahresabschluss wird ausschließlich zur Dokumentation des damaligen Mitgliederbestands, für Rückfragen sowie zur Geltendmachung oder Abwehr möglicher Ansprüche aufbewahrt. Er wird nicht für Newsletter, Wellpass oder andere laufende Verarbeitungen verwendet und nach drei vollen Folgejahren gelöscht. Beispiel: Der Jahresabschluss 2026 wird bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt und ab Januar 2030 gelöscht.
Reguläre technische Sicherungskopien der Mitgliederverwaltung werden nach spätestens 365 Tagen gelöscht. Technische Antragsdateien werden nach erfolgreicher Verarbeitung aus dem Eingang entfernt. Soweit sie als Nachweis in einem geschützten Jahresarchiv verbleiben, gelten dafür ebenfalls die vorgenannten drei Folgejahre.
Soweit einzelne Daten in Buchungsunterlagen, Beitragsabrechnungen, Kontoauszügen oder anderen gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen enthalten sind, werden sie bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Kommt keine Mitgliedschaft zustande, werden Antragsdaten gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung, mögliche Rückfragen oder die Abwehr von Ansprüchen nicht mehr benötigt werden.
7. Cookies
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, soweit diese für grundlegende Funktionen oder die sichere Formularübertragung erforderlich sind. Wir setzen auf der Website keine Werbe- oder Tracking-Cookies ein.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
Bitte richten Sie Anfragen zu Ihren Daten schriftlich oder per E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse.
9. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Unsere Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.
Stand dieser Datenschutzerklärung: 14. Juli 2026